Российская Федерация отказывается от ведения в организациях обязательных трудовые книжки в бумажном виде. Переход на электронные документы будет осуществляться постепенно, в том числе, предусмотрен переходный период. Работники, которые в настоящее время осуществляют трудовую деятельность, вправе осуществить выбор между бумажной и электронной формой.
Далее расскажем, как написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Образец 2020 года будет приложен в конце статьи.
Поправки в Трудовой кодекс
В рамках перехода на электронную документацию внесены изменения в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом №439-ФЗ от 16.12.2019г., введена новая статья 66.1, при этом статья 66 («Трудовые книжки») не отменена.
Основные тезисы поправок:
- с 2020 года вводится обязанность работодателя вести отчетность о трудовой деятельности работника по определенной форме ежемесячно. Отчетность направляется в Пенсионный фонд;
- в 2020 году трудовые книжки ведутся в обеих формах: электронной и бумажной;
- с 2021 года осуществляется переход только на оду форму на основании заявления работника;
- без согласия работника перевести его на электронную форму нельзя;
- поступающим на работу после 31.12.2021 года сотрудникам трудовую книжку работодатель не заводит.
Под электронной трудовой книжкой понимается не существующая форма, перенесенная в электронный формат, а сведения о трудовой деятельности, заполняемые по отдельным правилам. Трудовой кодекс не использует такое понятие как «электронная трудовая книжка». Есть просто трудовая книжка, этот термин означает бумажный вариант, и информация о стаже и трудовой деятельности работника в электронном виде, на практике она именуется «электронной трудовой книжкой».
Новые правила увольнения работников в 2020 году — что важно знать?
Общие правила переходного периода
Они в соответствии с ФЗ-439 состоят в следующем:
- работодатель в срок до 30.06.2020 года обязан письменно уведомить каждого сотрудника под роспись о предоставлении ему выбора между электронной и бумажной формой;
- работник должен до 31.12.2020 года определиться в предоставляемом ему выборе и также письменно известить работодателя о его результате;
- если выбрана электронная форма, работодатель выдает трудовую книжку на руки работнику с проставлением в документе записи о выдаче. Ответственность за ведение трудовой книжки с работодателя в этом случае полностью снимается;
- если работник не отправил ответ по уважительной причине до 31.12.2020 года, он вправе это сделать в любое другое время после указанной даты.
Выплаты по безработице на бирже труда в 2019-2020 годах – сколько платят?
Спорные ситуации
Что делать, если работник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку и не заявил требований о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном варианте? То есть, если сотрудник попросту проигнорировал уведомление работодателя. Переход на оформление электронной документации осуществляется только с согласия работника. Если заявление не поступило, никаких самостоятельных действий работодатель не производит, он действует в строгом соответствии с нормами Трудового кодекса РФ.
На практике это означает:
- передачу сведений в электронном формате в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, она уже действует;
- ведение трудовой книжки в бумажном виде в порядке ст. 66 ТК РФ и утвержденными Правительством №225 от 16.04.2003г. Правилами ведения трудовых книжек.
Что делать работнику, если работодатель не направил ему уведомление о согласии на переход на электронную трудовую книжку? Обратиться самостоятельно к работодателю, если есть намерение перейти на электронную форму, направить требование о предоставлении такого уведомления или сразу сформировать заявление о переходе. Корме того, можно обратиться с жалобой в контролирующие органы: трудовую инспекцию, например. За нарушение трудового законодательства работодателю грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ в размере от 30 до 50 тысяч рублей.
Правила оформления заявления
Образец заявления о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году законодательно не утвержден, как и бланки многих других заявлений работников. Такой документ можно сформировать в свободной форме по основным принципам документооборота. Главное — передать смысл сделанного выбора таким образом, чтобы его можно было понять только однозначно.
Реквизиты документа те же, что и в любом другом заявлении работника:
- «шапка» для идентификации сторон трудовых взаимоотношений, в ней указывается наименование работодателя, должность, фамилия и инициалы адресата: руководителя, должность, фамилия и инициалы работника;
- далее следует наименование документа. Можно не писать в названии, какой выбор делает работник, это в любом случае должно следовать из текста заявления;
- затем формируется основная часть, в которой работник уведомляет работодателя о выборе способа ведения документации о трудовой деятельности;
- ссылка на уведомление не обязательна, но желательна для упрощения документооборота работодателя;
- подпись и дата — обязательные реквизиты, без них он не является действительным.
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку и о сохранении бумажной версии образцы формируются по одному принципу, разница только в тексте основной части. И тот и другой документ должны содержать указанные выше реквизиты.
Скачать бесплатно образец можно по ссылке здесь.
