Документы, которые образуются в процессе деятельности предприятия или государственного органа по закону необходимо хранить определенный срок. Это делается в целях обеспечения сохранности информации как в целях проверки, так и в целях установления фактов о деятельности организации и персонала (например, для подтверждения стажа).
С 18 февраля 2020 года вступает в силу приказ Федерального архивного агентства, утверждающий новые сроки хранения документов в 2020-2021 годах. В статье приведем обзор наиболее значимых изменений, вносимых этим распорядительным актом.
Правовая основа
В России изменились сроки хранения документов – в 2021 году в организации должны применяться сроки, утвержденные Федеральным архивным агентством (ФАА) 20.12.2019г. (приказа №236). Так как опубликован данный распорядительный акт на официальном портале правовой информации 07.02.2020г. (потребовалось время для его регистрации в Минюсте РФ — это обязательная процедура для приказов Министерств и ведомств), то вступил в силу он 18.02.2020г. на основании п. 12 Указа президента РФ №763 от 23.05.1996г.
Этим приказом утверждены новые сроки хранения первичных документов и документов, образующихся в процессе деятельности организации, а также отменен приказ Минкультуры России №558 от 25.08.2010г., вводивший старый перечень сроков хранения.
Новые нормы обязательны как для организаций бюджетной сферы, так и для частных предприятий, что прямо указано уже в названии распорядительного акта ФАА.
Правила внутреннего трудового распорядка в 2020 году – обзор изменений
Основные изменения
Приказ ФАА имеет и более фундаментальное значение. По сути же вводится новая номенклатура делопроизводства, так как устанавливаются типовые формы основных документов, образующихся в ходе предпринимательской и иной деятельности, подлежащих хранению. Это бланки, которые надлежит использовать при осуществлении однотипных управленческих и хозяйственных функций.
Основные поправки, вносимые новым приказом ФАА в законодательство:
- новые сроки хранения документов различных видов: кадровых, бухгалтерских, в том числе, первичных;
- введение нового перечня типовых форм;
- значительное сокращение данного перечня по сравнению с ранее действовавшим до 657 бланков (Приказом Минкультуры №558 были утверждены 1003 формы). Такое глобальное сокращение позиций в Перечне произошло вследствие объединения различных видов переписки в один вид документации.
Наибольшее практическое значение, конечно, имеет изменение сроков. Их необходимо соблюдать вне зависимости от принадлежности организации государству, муниципалитету или частному лицу и выбранной собственником организационно-правовой формы.
Статья 66.1 ТК РФ с 2020 года – электронная трудовая книжка
Новые сроки для кадровиков
Далее представим сроки хранения кадровых документов (основных форм) в таблице по Приказу ФАА №236.
| Форма, бланк | Срок (в годах) |
| График отпусков | 3 |
| Базы данных отпусков, книги, карточки учета, журналы | 5 |
| Согласие на производство обработки личных, персональных данных | 3 |
| Коллективные соглашения | 10 |
| Документы, относящиеся к кадровой политике, но не входящие в состав личной карточки трудящегося гражданина | 75 |
| Персональные документы по личному составу | 50 — для тех, которые приняты после 01.01.2003г. 75 — для принятых до этой даты |
| Приказы и документы о назначении и выплате премиальных | 5 |
Для кадровой документации обычно предусмотрен наиболее продолжительный срок хранения, так как она может потребоваться работнику, в том числе, для оформления государственного содержания на пенсии, подтверждения периодов трудовой деятельности и т.д.
Срок для бухгалтеров
Введены и новые сроки хранения бухгалтерских документов в 2020-2021 годах. При их применении и определении на практике следует учесть, что необходимо руководствоваться также законодательством о бухучете (ФЗ-402 от 06.12.2011г.) и Налоговым кодексом РФ, имеющим преимущество над распорядительными актами министерств и ведомств.
Сроки хранения бухгалтерских документов в 2020-2021 годах – большая таблица.
| Форма, бланк | Срок (в годах) |
| Счета-фактуры | 5 |
| Декларации для ФНС РФ, формы отчетности перед налоговой инспекцией по всем налогам и сборам | 6 |
| Переписка со специалистами налоговых органов по вопросам применения налогообложения | 6 |
| Реестры, представляемые налоговыми агентами и содержащие сведения о доходах физлиц | 5 |
| Расчетные и платежные ведомости, то есть документы о начислении и получении заработной платы и других выплат. А также документы к этим ведомостям, такие как, расчетные листы на зарплату и получение других выплат, при условии наличия лицевых счетов | 6 |
| Книги учета произведенных расходов и полученных доходов при применении «упрощенки» | 5 |
| Годовая отчетность | Нет срок хранения, документ не уничтожается |
| Квартальная и месячная отчетность | 5, при отсутствии годовой — постоянное хранение обязательно |
| Акту проверки аудиторами | 5, кроме актов проверки годовой отчетности, они не уничтожаются |
| Документы учетной политики | 5 |
| Первичная документация | 5, срок начинает течь с момента окончания отечного года |
| Сведения о задолженности (кредиторской, дебиторской) | 5, срок начинает течь с момента погашения долга |
| Информация о выявленных недостачах, произошедших кражах, растратах | 10, срок начинает течь с момента погашения долга, если он закрыт Или до окончания суда по делу |
Таким образом, руководству предприятий рекомендуется провести ревизию документации, чтобы обеспечить правильные сроки хранения. В частности это необходимо сделать для документации, которую раньше необходимо было хранить 75 лет. Срок их хранения зависит от даты окончания делопроизводства по ним. Если она наступила ранее 2003 года, хранить их нужно также 75 лет, если позже — срок хранения сокращается до 50.
